Тренинг для руководителей | Глава 5 | Эффективное управление [статья]

В современном экономическом пространстве наиболее успешные компании на рынке приходят к выводу, что возможности их персонала являются главным критерием для достижения желаемой доли рынка.

Таким образом, персонал – важнейший ресурс для любой организации и вы как руководители являетесь ключевым звеном, т.к. управляете этим ресурсом вашей компании. Для сотрудников руководитель – лицо компании, помните об этом! Люди должны быть отобраны, обучены. Должны быть розданы задания и проконтролировано их выполнение.

8 Основных обязанностей менеджера:

Руководитель – это тот, кто успешно достигает своих целей, управляя другими людьми, соответственно эффективность его деятельности напрямую зависит от того, как он использует имеющиеся у него/нее ресурсы. У руководителя есть ряд действий, которые ему/ей необходимо реализовывать. Они включают в себя следующие аспекты:

1. Выдача заданий.
При выдаче заданий необходимо использовать принцип “SMART. Необходимо объяснить какой объем, качество и количество предполагается.

2. Давать указания.
Давая указания, руководитель поясняет подчиненному КАК необходимо выполнять задание.

3. Контроль.
На данном этапе руководитель сравнивает факт со своими ожиданиями как от отдельного сотрудника, так и подразделения в целом. Контроль включает не столько суждения о деятельности, сколько определяет какой уровень был достигнут. Контроль важен, т.к. заранее позволяет определить какие отклонения от плана возникли и какие действия необходимо предпринять. Кроме того, при отсутствии контроля работник может подумать, что его деятельность не столь важна и руководитель не заинтересован в этом.

4. Позитивная обратная связь.
Во время процесса контроля руководитель собирает информацию, позволяющую дать положительную обратную связь в случае, если деятельность сотрудника достигает или превышает желаемый уровень. При отсутствии контроля показатели могут снизиться. Необходимо обязательно давать людям знать, что они хорошо выполнили работу!

5. Решение проблем.
Вооружившись информацией, полученной в процессе контроля, мы, таким образом, подготавливаем себя к процессу решения проблем в случае нахождения отклонения от ожидаемого результата. Зачастую корректирующие меры принять сразу не удается, т.к. в этом случае мы, скорее всего, будем иметь дело с симптомом, а не корнем проблемы. Тем не менее, если мы, логически рассуждая, будем последовательны в решении проблемы, у нас будет больше вероятности прийти к эффективному решению. Вовлечение других сотрудников в решение проблемы на каком-то из этапов также способствует успешному ее решению.

6. Корректирующая обратная связь.
Зачастую проанализировав ситуацию, вы придете к выводу, что причина проблемы носила технический характер. Тем не менее, иногда они могут быть вызваны ошибками, как всего отдела, так и отдельных сотрудников. В этом случае необходима корректирующая обратная связь. Запланированная конфронтация – один из инструментов, который имеется в наличии у руководителя. Для эффективной конфронтации необходима точная информация, собранная в процессе контроля.

7. Помощь.
Именно в течение данного периода определяется необходимость тренинга, также как и дополнительных ресурсов, материалов.

8. Отчет.
Отчет включает в себя коммуникацию соответствующей информации другим сотрудникам и руководителям организации в течение ежедневного обзорного собрания. Важно, чтобы руководитель был открыт и честен.

Развитие стандартов для подразделения

Ваши обязанности как руководителя включают в себя больше, чем определение своих подчиненных как средство выполнения задания. Вам необходимо видеть в них человеческую ценность. Ваша задача – помочь им реализовать их максимальный потенциал. Ниже представлены ваши обязанности перед подчиненными.

• Считаете ли вы, что каждый сотрудник, находящийся у вас в подчинении, желает хорошо работать и быть полезным? Или вы предполагаете, что некоторые из них работают ниже своего уровня?
• Открыты ли вы ко всем обсуждаемым темам?
• Справедливы ли вы к вашим подчиненным? Берете ли вы ответственность за свои ошибки или, если есть возможность, вы перекладываете вину на других?
• Считаете ли вы своим долгом понять принципы, определяющие успех или неудачу вашей сферы деятельности?
• Информированы ли вы о последних разработках и технологиях? Задачей руководства является рекомендация и внедрение необходимых мер для:
  а) Улучшения качества.
  б) Сокращения расходов
  в) Улучшения условий труда.
• Считаете ли вы нужным помочь своим подчиненным достичь наибольшего удовлетворения от работы?
• Считаете ли вашей обязанностью заслужить репутацию честного и справедливого работника?

Что делает руководителя "Эффективным"?

Каждый руководитель – это личность. У каждого есть свои сильные и слабые стороны, навыки и недостатки. Все это – отражение наших индивидуальных особенностей, что определяет тип руководства, который мы будем использовать для эффективного выполнения заданий. Хотя каждый из нас индивидуален, тем не менее, имеются основные обязанности, которые применимы для всех.

Успешный руководитель:

• Эффективно общается
  Как руководители мы являемся центром коммуникационной сети. Если общения не происходит, мы не знаем ситуации. Если мы не общаемся ясно и эффективно, мы не достигнем того, что запланировано. Кроме того, необходимо слушать своих подчиненных.
• Ставит реалистичные и достижимые цели
  Для достижения целей отдела, руководителю необходимо ставить цели S.M.A.R.T. и информировать подчиненных об ожиданиях организации путем регулярного общения.
• Контролирует выполнение заданий
  Данная функция очень важна, т.к. позволяет проанализировать работу и оценить, будет ли выполнено задание.
• Способен эффективно конфронтировать
  Эффективный менеджер – это тот, кто не уходит от проблем, которые могут вызвать дисгармонию в отделе.
• Видит общую картину
  Зная общее положение, руководитель может сконцентрироваться на общих задачах.
• Обучает своих сотрудников
  Для того чтобы деятельность компании была успешной, развитие персонала чрезвычайно важно. Обучение сотрудников – это решение данного вопроса. Это не только обязанность отдела персонала, но и руководителя.
• Справедлив, беспристрастен, но требователен
  Иногда руководителю приходится принимать определенные решения под давлением высшего руководства. Таким образом, важно обдумать данное решение и ясно и откровенно его выразить.
• Успешно решает проблемы
  Руководители постоянно решают проблемы, возникшие не только вследствие отклонений, но и проблемы сотрудников вашего отдела. «Тушение пожара» становится популярным выражением, однако «тушение пожара» - скорее решение симптома, а не корень проблемы.
• Технически компетентен
  Для обучения сотрудников отдела и выдачи заданий, руководитель должен быть полностью вовлечен в выполнение задания. Они должны быть достаточно опытны для решения большинства возникающих проблем.
• Эффективно мотивирует сотрудников
  Руководитель должен знать, что необходимо сделать для получения наилучших результатов отдела. Этого можно достичь, лишь выслушивая своих подчиненных. Кто-то может быть мотивирован статусом, кого-то необходимо отметить за хорошо выполненную работу, кто-то мотивирован на бонусы и т.д. Даже «похлопывание по плечу» может творить чудеса. Помните, что простое «спасибо» руководителя говорит подчиненному о многом!

Упражнение "хождение по квадрату"

ОПИСАНИЕ: Упражнение показывает участникам ситуацию, когда сотрудник не следует указанному направлению в выполнении задания.

ВРЕМЯ: 25 минут

ЦЕЛЬ: Определить три основных этапа, которым необходимо следовать, в случае невыполнения задания:

Выяснить причину
Найти метод выполнения задания
Решить основную проблему

Инструкция "хождение по квадрату"

Для информации: образование в США

Отношение сотрудников к работе

Существует четыре типа сотрудников. К ним относятся:

1. Умеет и будет выполнять задание
2. Не умеет и не будет выполнять задание
3. Не умеет, но будет выполнять задание
4. Умеет, но не будет выполнять задание

Очевидно, что номер один – идеальная ситуация, и нам повезло, если такие люди у нас в коллективе.

Когда мы смотрим на номер два, то можем назвать ряд причин, почему это имеет место. Недостаток соответствующего обучения, и как вывод – неуверенность и неопытность в выполнении задания. Кроме того, это может быть оправданием для лени, но определить это можно, лишь регулярно контролируя сотрудника. Может, в случае, если после достаточного курса обучения сотрудник не выполняет функции на ожидаемом уровне, его необходимо перевести на другую позицию или уволить.

Анализируя номер три, мы должны, в первую очередь, определить причину, по которой сотрудник не может выполнить требуемого задания. Хотя, с одной стороны, наличие такого рода сотрудников «оживляет», с другой, данный работник может быть опасен в зависимости от задания. Несоответствие продукта требуемым стандартам может стать причиной серьезных проблем.

Причин возникновения номера четыре также несколько. Это может быть демотивация, отсутствие обратной связи, потеря интереса, личные проблемы. Данную ситуацию необходимо выяснить как можно быстрее, чтобы избежать конфликтности и плохих показателей деятельности.