Тренинг для руководителей | Глава 4 | Эффективные собрания [статья]

Функции собрания

Собрания необходимы для эффективного функционирования организации. Если они используются продуктивно, это позволяет выразить мнения и принять и внедрить решения по данным вопросам. Данные решения, принятые однажды, затем становятся эффективными действиями, генерирующими повышенную производительность и, соответственно, улучшение работы отдела как команды, увеличение прибыльности, поскольку мы лучше распоряжаемся имеющимися ресурсами. Тем не менее, собрания могут отнимать много времени, поскольку при плохом планировании из хорошего начинания могут перерасти в пустые разговоры. Очевидно, что в организации проходят эффективные собрания, поэтому нам необходимо задаться вопросом – какое собрание эффективно, а какое нет? Некоторыми последствиями непродуктивных собраний может быть замедление процесса принятия решений, потеря ценного времени и т.д.

Собрание является тем событием, в течение которого люди собираются для обсуждения идей и мыслей. Собрание представляет собой такую систему коммуникации, при которой проблемы транслируются всем сотрудникам отдела, что, в свою очередь, позволит определить отклонения  и принять необходимые действия.

Таким образом, собрания необходимы, и являются частью системы, которую использует руководство для ежедневного контроля.

Обзорные собрания

Данные собрания должны проводиться ежедневно всеми отделами. Главной целью встреч является концентрация отделов на цели сегодняшнего дня и обсуждение результатов предыдущего дня. Это проводится путем сравнения запланированных и фактических результатов. Руководитель должен обязательно выяснить причину отклонения. Действие и дата выполнения должны быть отмечены в журнале заданий. Дата выполнения других мероприятий из предыдущих планов действий должны быть проконтролированы и проанализированы. Данные встречи – важный фактор для отработки взаимодействия. Кроме того, встречи должны проводиться на высших уровнях руководства, но уже на еженедельной – ежемесячной основе. Если кто-то не может присутствовать, то необходимо назначить представителя от службы. Все должны приходить подготовленными!

ВЫГОДЫ

• Возможность для работы команды
• Концентрация на распределение заданий
• Обсуждение индивидуальных целей
• Повышение роли руководителя
• Эффективность коммуникации
• Соединение элементов системы
• Усиление функции контроля на регулярной основе
• Быстрое реагирование на отклонения
• Распределение информации для концентрации на целях отдела
• Решения по прошлым и текущим проблемам автоматически передаются сотрудникам отдела.

Определив факт того, что данные обзорные собрания необходимы, поскольку являются функцией контроля и принятия решений, важно обеспечить успех данного мероприятия. Ответственность за это лежит на председателе собрания.

Обязанности председателя

Имеется ряд причин, почему собрание может быть неуспешным: слишком большое количество людей, неподготовленность участников, отсутствие повестки, и т.д. Это может привести к тому, что решения не принимаются, участники опаздывают и др.

Анализ возможных причин показывает следующее: большинство данных оснований могут контролироваться путем правильного ведения собрания председателем.

Председатель должен:

1.    определить цель встречи.

2.    разработать письменную повестку для собрания.

3.    определить участников собрания. Действительно ли их участие необходимо?

4.    проинформировать, что должно быть подготовлено участниками, четко поставить цель.

5.    определить время, место, цель и дату собрания

6.    начать и закончить собрание вовремя

7.    контролировать собрание. Не позволять отклонений от повестки. Если поднимается проблема, не относящаяся к повестке, перенести принятие решения на конец заседания, если позволяет время.

8.    не позволять уходить от прямого ответа. Быть строгим в вопросе подготовки, как к себе, так и к участникам.

9.    определить время и дату контроля принятых решений. Обозначить кратко- и долгосрочные цели для каждого и согласовать их.

10.  оценить свое выступление после каждого собрания.

Для того чтобы собрание было успешным:

• Должна быть точно сформулированная причина собрания.
• На собрании должен быть председатель.
• Председатель должен быть уверенным в том, что все участники понимают цели собрания.
• Собрание должно иметь повестку.
• На встречу должны быть приглашены лишь те, кому действительно необходимо присутствовать.
• Повестка дня должна быть подготовлена и распределена среди участников до начала встречи.
• Не должно быть отклонений от повестки собраний.
• Пустые разговоры недопустимы. Формальное собрание - не повод обсудить последние сплетни.
• В случае, когда решение принимается всеми участниками встречи, необходимо введение временного лимита на принятие этого решения.
• Результатом встречи должен быть план действий. Необходимо определить дату контроля каждого обсуждаемого пункта перед следующей встречей и принятые или планируемые меры должны быть обсуждены на этой встрече.
• Все участники, включая председателя, должны быть подготовлены по той информации, которая будет обсуждаться на встрече.
• Председатель должен получить отклики о его манере проведения данной встречи и её результате. Председатель и назначенный «секретарь» должен в письменной форме оформить результаты встречи и распределить эти данные между всеми участниками, а также всеми заинтересованными сторонами.

Упражнение «Затерянный в джунглях»

Данное упражнение позволяет проверить способность участников принимать решения.
Цель – дать участникам осознать консенсус как способ принятия решений.
Необходимый материал: Инструкция «Затерянный в джунглях»
Рабочий бланк
Список ответов
Инструкция для наблюдателей
Время – 30-40 минут

Представьте проблему, как описано ниже, и попросите участников внимательно прочитать инструкцию.

Инструкция «Затерянный в джунглях»

Упражнение «ЦИН»

Необходимый материал:
Карточки «ЦИН»
Бланк наблюдений
Бланк ответов
Инструкция по «ЦИН»

ЦЕЛЬ: Цель данного упражнения – изучить процесс обмена информацией в командах и отследить качества лидерства и взаимодействия среди участников.

Инструкция ЦИН