Тренинг для руководителей | Глава 3 | Концепция системы управления [статья]

Основной целью пректа является развитие системы, которая позволит руководству более эффективно контролировать ресурсы компании, стимулировать рост производительности посредством обратной связи. Кроме того, мы стремимся стандартизировать методы работы внутри компании.

Качество руководства зависит от инструментов, которыми располагает сотрудник, а инструментами руководства являются информация и методы управления.

Преимуществом системы компании как единого целого является то, что данный инструмент позволяет руководству на всех уровнях успешно общаться и взаимодействовать в достижении общей цели.

Хорошая система принимает во внимание изменяющийся уровень спроса в соответствии с имеющимися ресурсами и позволяет менеджменту реагировать на изменяющиеся условия, поддерживая при этом удовлетворяющий требованиям уровень.

Концепция системы включает в себя четыре элемента – Цель, План, Задание и Контроль, и представляет собой основу структуры, которая будет включать данные улучшения.

Для того чтобы система функционировала эффективно, она должна оставаться закрытой (к примеру, компьютерная система является закрытой). Для достижения закрытости системы, источником информации на первом этапе должен быть прогноз и планирование, затем необходима реализация данных планов и сравнение результатов для корректировки.

Давайте определим значения каждого из элементов.

ЦЕЛЬ

Цели или прогнозы информируют о наших ожиданиях и намерениях. Необходимо осуществлять реализацию долгосрочных целей. Это – ориентир.

ПЛАН

Планирование позволяет достигать поставленную цель с имеющимися ресурсами. Причиной для планирования является эффективный контроль над исполнением задания и использованием ресурсов, которые нам предоставлены. Мы планируем рабочую силу, загрузку персонала и другие факторы в соответствии с прогнозируемыми объемами продаж.

ЗАДАНИЕ

Обязанностью менеджера является распределение запланированной деятельности и контроль над ее выполнением. Он расставляет приоритеты и определяет наиболее подходящую кандидатуру для выполнения задания. Он имеет право на оценку проводимых действий в соответствии с ожиданиями.

Когда мы говорим о выполнении задания, мы, в первую очередь, обращаем внимание на то, как соотносятся действия сотрудников с ожиданиями менеджера. Задание должно включать:

• Определение предполагаемого действия

• Ожидаемые параметры качества выполнения

• Необходимые временные рамки

• Количество или объем, который предполагается произвести за определенный период.

ЗАДАНИЯ НЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ РАСПЛЫВЧАТЫМИ ИЛИ ОСНОВАНЫМИ НА ПРЕДПОЛОЖЕНИИ, ЧТО СОТРУДНИКИ «ЗНАЮТ, КАК ЭТО ДОЛЖНО БЫТЬ СДЕЛАНО»!

Мы должны думать о том, насколько понятно задание нашим сотрудникам. Попросить перефразировать задание – прекрасный способ проверить степень осознания.

Нет ничего плохого в ситуации, если работник сам планирует свою деятельность, а затем обсуждает это со своим руководителем. Фактически, это еще один вариант демонстрации того, насколько задание понято.

КОНТРОЛЬ\ОТЧЕТ

Контролируя процесс, мы спрашиваем себя о том, достигли ли мы того, к чему стремились. Мы сравниваем наши планы с фактическим результатом.

Контроль – это не столько суждение о ком-то или его работе, сколько выяснение ситуации. При отсутствии контроля у работника может возникнуть чувство, что руководителю не важна его деятельность.

Процессу контроля сопутствует увеличение ответственности на всех уровнях. Процесс передачи целей означает, что у всех руководителей есть цели, за которые они несут ответственность.

Необходимо убедиться, что «мы там, где должны быть». Если мы не там, нужно выяснить об этом как можно раньше для принятия мер – В РАМКАХ ВСЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ.

Правильный контроль включает в себя следующие критерии:

* Он проводится в течение временного периода, отведенного на выполнение задания.
* Сотрудник, отвечающий за выполнение задания, должен быть заранее проинформирован о том, что необходимо выполнить и когда будет проводиться контроль.

Систематический контроль позволяет нам:

• Определить проблему на раннем этапе и, таким образом, минимизировать последствия.
• Определение причин проблемы и принятие корректирующих действий для избегания их повторения.
• Определение необходимости обучения.
• Лучше контролировать то, что происходит в отделе.
• Демонстрировать вашему отделу заинтересованность в его деятельности.
• Регулярно общаться со ВСЕМИ своими подчиненными.
• Проводить необходимые изменения и обеспечивать достижение поставленных целей.

Важный момент процесса контроля – проводить каждый этап как можно эффективнее и увеличить продуктивность использования ресурсов.

Отклонение, первопричина и корректирующее действие!

Зачастую в процессе контроля мы обнаруживаем, что произошло отклонение, т.к. проблема возникла во время выполнения задания. Это очень важное преимущество этапа контроля в рамках системы. Регулярно проводя данные мероприятия, мы имеем возможность устранения проблемы вовремя.

Только зная о существовании проблемы, мы можем выявить ее первопричины и предпринять корректирующие действия для ее устранения. Другим важным фактором является отчетность по данному отклонению, т.к. в случае повторного возникновения проблемы, у нас уже есть информация по ее решению.
Корректирующее действие, которое необходимо предпринять, зависит от причины отклонения.

Существует ряд возможных действий:

Решение проблем
Использование шагов по решению проблем или, в случае, если решение проблемы выходит за рамки обязанностей сотрудника, заявление в программу «Инициатива»

Обучение
Причина, по которой могло возникнуть отклонение, может заключаться в том, что сотрудник не был обучен соответствующим образом для выполнения возложенного на него задания. Вам необходимо что-то сделать! Нужно запланировать обучение или инструктаж. Диапазон широк, и вам придется решать, какие действия предпринять.

Мотивация
Цель не была достигнута в течение оговоренного временного периода вследствие отсутствия мотивации. Менеджеры всех звеньев обязаны поддерживать мотивацию на высоком уровне для того чтобы прекратить появление отклонений, связанных с этой причиной. Что можно сделать для улучшения мотивации? У вас как руководителя должны быть идеи, но вот некоторые из них:

• Регулярно общайтесь со своими подчиненными
• Говорите с ними о деятельности каждого
• Предложите ключевым сотрудникам больше обязанностей, покажите перспективу.
• Ищите варианты решений проблем вместе с другими сотрудниками. Зачастую менеджеры считают, что проблемы должны решаться только ими!
• Покажите, что как менеджер вы хотите управлять лучшим отделом. Покажите, что вы здесь не просто для того чтобы заполнить время, а действительно хотите изменить ситуацию. Многие руководители не осознают то воздействие, которое они оказывают на людей. Если вы посмотрите на группу людей в любой рабочей среде, то увидите, что данный коллектив отражает поведение и отношение своего руководителя.

Конфронтация
На некотором этапе может оказаться, что деятельность сотрудника не соответствует ожиданиям, поскольку тот либо не умеет, либо не хочет выполнять данное задание. Это может стать причиной отклонения ваших результатов, поэтому об этом неоходимо заявить в течение запланированной конфронтации. Тема конфронтации будет рассмотрена далее, однако для точности анализа необходимо знать – какова ваша цель? Затем планируйте, что вам необходимо сделать для ее достижения. Ваша задача – создать ситуацию взаимной выгоды (WIN/WIN).

УПРАЖНЕНИЕ «ЧИСЛА»

Необходимые Секундомер (или часы с секундной стрелкой)
материалы: Раздаточный материал

ЦЕЛЬ: Данное упражнение подчеркивает важность систематизации деятельности с целью повышения качества работы. Для того чтобы использовать систему эффективно, необходима тренировка, практика и мотивация. Упражнение также может быть использовано для ознакомления с концепцией «План, Факт и Отклонение».

Инструкция по упражнению «ЧИСЛА»